Bolu Belediyesi kurumsal arşivinde bulunan milyonlarca evrak dijitalleştirilerek garanti altına alınıyor. Belediye Başkanı Alaaddin Yılmaz, kurumsal arşivin sistematik hale dönüştürülmesiyle ilgili olarak, “Arşiv, geleceğe bırakacağımız en değerli hazinelerden biridir. Bolu Belediyesinin geçmişten günümüze en sağlıklı arşivini oluşturmaya ve örnek olmaya çalışıyoruz.” dedi. Örneği büyükşehirlerde bile olmayan bu projeyle başkan tarihe geçti.
Bolu Belediyesi, kurumsal arşivini daha düzenli ve sistematik hale dönüştürmek amacıyla, milyonlarca evrakı dijital ortama taşıtıyor.
2015 yılında kurumsal içerik, arşiv yazılımı, imar dosyalarının birleştirilmesi amacıyla yapılan ihale kapsamında; yüklenici firma, belediyenin arşivinde bulunan yaklaşık 5 milyon 150 bin sayfa a3-a4-a5 ebatlarında belge, 630 bin metre a0 proje ve 16 bin 500 adet imar dosyasının fiziksel birleştirme işlemini tamamlamak için çalışmalarını sürdürüyor.
Başkan Yılmaz: “Örnek olmaya çalışıyoruz”
Belediye arşivinde yer alan milyonlarca evrakın tarama işlemleri için gerçekleşen çalışmaların yüzde 85’i tamamlandı. Belediye Başkanı Alaaddin Yılmaz da arşiv birimine gelerek çalışmaları yerinde inceledi. Burada, tarama işlemleri hakkında sorumlu personellerden bilgiler alan Başkan Yılmaz, “Arşiv, geleceğe bırakacağımız en değerli hazinelerden biridir. Bolu Belediyesinin geçmişten günümüze en sağlıklı arşivini oluşturmaya ve örnek olmaya çalışıyoruz. İnşallah 2017 yılı sonunda tamamlanmış olacak. Bu çalışmada emeği geçenlere teşekkür ederim.” dedi.
Artık arşivden evrak çıkmayacak
Ağustos ayına kadar bitirilmesi ön görülen çalışmaların tamamlanmasıyla birlikte; kurum arşivinde bulunan belgeler ilgili kurum personeli tarafından OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde rahatlıkla görüntülenebilecek, belgeler üzerinde kelime araması yapabilecek. Bunun yanı sıra kurum arşivinden asla fiziki evrak çıkmayacak, böylelikle de evrakların kaybolmasının veya yıpranmasının önüne geçilmiş olunacak.
